電子契約ツール、クラウドサインとは何かを知りたい方へ。
本記事では、クラウドサインを導入することによるメリット・デメリットから、導入すべき企業も紹介していますので、気になった方はぜひ活用してみてください！
クラウドサインとは？基本情報をまとめて解説！
クラウドサイン（CLOUD SIGN）とは、日本の法律に特化した弁護士が監修している電子契約サービスです。契約締結から管理まで幅広く行うことができるので、コスト削減や業務効率化を行えます。 PDFの書類を契約書として使用したり、クラウドサイン内のテンプレートから簡単に契約書を作成する事ができます。
また書類の管理がクラウド上で行われているため保管場所の確保や、探す手間が省けるのが大きな魅力のサービスです。今までは紙を使った契約締結が主流でしたが、新型コロナウィルスによる在宅ワーク増加に伴い、どこでも簡単に契約締結ができる電子契約ルールが現在多くの企業で導入されています。
提供会社｜どんな会社が運営しているの？
クラウドサインは、「弁護士ドットコム」という日本最大の弁護士サイトを運営している企業が提供するサービスです。弁護士監修のもとで電子文書への不正アクセスを防止する安全なセキュリティや、法的効力を担保しているので、安全に使用する事ができます。
弁護士が監修しているという安心感から信頼度が高く、現在では電子契約市場の80％を占めているサービスです。
料金プラン｜月額費用や初期費用は？
クラウドサインには以下の4つのプランが用意されています。
クラウドサインの導入に初期費用はかかりません。使用できるユーザー数に制限がないので、部署ごとで契約の締結や管理を行う事ができます。高いセキュリティや外部サービスとの連携を行いたい場合は、高額なプランでの契約が必要になるため、どの機能を自社で使用したいか検討して導入を行いましょう。
クラウドサインはCorprateプランの内容に加えて、高度なセキュリティと豊富な機能を利用できる「Enterpriseプラン」を利用する事ができます。月額の費用や送信件数ごとに発生するコストが知りたい方は、問い合わせが必要になりますので公式サイトから問い合わせを行なってみてください。
クラウドサインのメリット7つ！導入すべき理由とは？
社内のペーパレースを進めるためにクラウドサインの導入を検討している企業は多いと思います。しかし、実際に調べても「色んな機能があってよくわからない」や「結局クラウドサインはどんなことができるの？」と疑問に思う方も多いと思います。
ここではそんな方のために7つのメリットを紹介していますので、検討している方は参考にしてみてください。
メリット1. コスト削減と業務の効率化につながる
クラウドサインを導入することで、業務効率化やコスト削減ができます。電子契約ツールはクラウド上で書類を保管・管理しているので、面倒なファイリングや施錠などの業務をなくし簡単にサーバー上で過去の契約書の閲覧ができるようになります。
また契約書の送信をメールやチャットで行うので、これまで発生していた「人件費」や「郵送代」契約締結までの時間を大幅に短縮することができます。
電子署名は「印紙税」を無くした契約を結ぶ事も可能です。紙の契約書は法律によって収入印紙を貼り付ける事が義務付けられていますが、法令で記載されているのは書面の文書のみになるので電子署名に関しては「印紙税」が非課税です。
ただしどんな契約書でも電子化できるというわけではないので、この点は注意してください。
たとえば定期借家契約等の契約や訪問販売等で交付する書類など、書面で契約書を作成することが法律上義務付けれれている場合電子契約はできません。
メリット2. 取引先がアカウントを持っていなくても署名・契約締結ができる。
クラウドサインではもともとアカウントが不要なため、取引先の企業がクラウドサインを利用していなくても契約を締結することができます。受信したメール内のURLからクラウドサインにアクセスして押印するだけなので誰でも簡単に契約を行う事ができます。
メリット3. 業界No.1シェアなので安心
クラウドサインは電子契約市場シェア８０％を占めており、大手企業からベンチャー企業までの導入実績は３０万社以上を誇っています。市場シェアが高いということはそれだけ安心して利用している企業が多いということです。クラウドサインを安心して利用できる特徴は大きく分けて3つあります。
1.弁護士が監修している
2.法的効力
3.抜群の知名度
クラウドサインは法のプロである弁護士が提供しているサービスであることや、裁判での証拠力を証明されているという点から多くの企業から絶大な信頼を得ています。さらに、クラウドサインでは訴訟サポート資料「クラウドサインによる電子契約の締結等に関する説明書」を公式サイトで公開しており、万が一の備えも万全である事が大きな安心感につながっています。
クラウドサインはテレワークが主流になる前の2015年から、電子契約サービスを開始している老舗企業です。そのため知名度が高く、ネームバリューがある安心感から市場シェアが高く安心して利用できるメリットがあります。
メリット4. Slackやkintone、Salesforceなどの外部サービス連携で顧客管理から書類作成まで更なる効率化が行える。
クラウドサインの「Corporateプラン」と「Enterpriseプラン」では様々な外部サービスと連携させることができます。「Salesforce」や「kintone」を使用して顧客管理を行なっている企業は、登録している顧客情報をもとに帳簿作成、申込書送信、締結した申込書の管理を行う事ができます。あらゆるシステムを自動連携し営業プロセス全体の自動化が可能です。
「Slack」「LINE WORKS」「楽々労務」などと連携させることで、チャットを通じて従業員の雇用契約書の送信や書類管理などの業務を簡単に行う事ができます。これまでは特定の人物の「氏名」や「所属」といった個人情報を入力して一件一件送信していた業務を大幅に短縮する事ができるので業務の効率化を行えます。
メリット5. 電子署名とタイムスタンプで安全のセキュリティ！
電子署名におけるタイムスタンプを弁護士ドットコムが非改ざん性を担保しているため、万が一の場合でも法的証拠として使用することができます。タイムスタンプによって誰が、いつ署名したのか記録されているので、改ざんのリスクを減らし安心安全な契約を行えます。
「2要素認証」などのセキュリティ機能を活用することでSMSにパスワード送信して文書へのアクセスを行えるようにできるので、厳重なセキュリティレベルで契約締結が行えます。またクラウドサインは「グレーゾーン解消制度」を利用し経済産業省と国土交通省か適法であると公式に認められています。
メリット6. 契約状況が確認できるので、社内連携がしやすい
ステータスから契約状況の確認ができ、進捗状況の見える化が行われています。
宛先を複数設定した場合には
・何人目まで同意が進んでいるか
・開封／未開封の状況
・開封した日
これらを確認することができるので、これまでのような催促の連絡や配達の待ち時間などがなくなり、ストレスなく契約を結ぶ事ができるようになります。
また、こちらから入力項目を設定した場合には入力状況を確認することも可能です。このように契約状況を確認でき、見える化が行われているのはクラウドサインの大きなメリットの一つです。
メリット7. サポートの対応・返信が早い
クラウドサインはサポートの返信が早く、数分で対応をしてくれます。予期せぬトラブルや対応を行う際は待ち時間なく改善にあたることができるため、スムーズな取引を行う事ができ取引先の信頼を損ねる心配もありません。
中には問い合わせの返答に数日要するサービスもありますが、クラウドサインはスピーディーに対応してくれるのが強みです。問い合わせも管理画面からチャット形式で送れるので気軽に相談することができます。
クラウドサインのデメリット4つ｜事前に押さえておくべき注意点とは？
業務効率化、コスト削減が行えるクラウドサインですが、反対にクラウドサインを導入するにあたって知っておくべきデメリットや注意点もあります。ここでは4つのデメリットを紹介していきますのでクラウドサインの導入を検討している企業は参考にしてみてください。
導入を検討している企業は7つのメリットと比較して検討することをおすすめします。
デメリット1. 料金が割高！取引が多いとコストが嵩む
クラウドサインの有料会員は契約書の送信件数を無制限で利用できますが、送信件数1通につき200円のランニングコストが発生してしまいます。契約書を送信するごとに200円のコストが発生してしまいますので、契約締結が多い企業はクラウドサインを導入することで高額な費用が発生してしまう恐れがあります。自社で年間どのくらい契約をするのか明確に算出しておきましょう。
他社のサービスの中には送信代がかからない、「ドキュサイン（Docu Sign）」や「freeeサイン」などもあるので導入を検討している企業はこちらの記事を参考にしてみてください。
・「ドキュサイン（Docu Sign）」についての記事はこちら
・「freeeサイン（旧NINJA SIGN）」についての記事はこちら
デメリット2. 社内オペレーション構築に時間がかかる。
クラウドサインを導入するとコスト削減や業務効率化を行えますが、紙の契約書と業務フローが大きく変わってしまうため計画的に導入を行う事が大切です。また多くの電子契約サービスには無料プランも用意されているので、急に有料プランから運用を行うのではなく、無料プランから試験的に導入を行い慎重に社内オペレーション構築を行いましょう。
実際に導入した企業からは、「契約書作成が意外と手間だった」という声や「最初は電子契約に慣れることができず、紙とクラウドサイン両方を使用していた部署がある」というのも実際の声として見られます。無計画な導入を行ってしまうとうまく使いこなす事ができず、余計な手間や電子契約を使用せずに契約を行なってしまうこともあるため、計画的な導入を行いましょう。
デメリット3. PDFのみ対応のためテンプレートの変更が面倒！
クラウドサインで書類をアップロードする場合PDFのみに限定されているため、内容の修正を行う際は再度書類を作り直しPDF化して再アップロードを行わなければなりません。
他社サービスではwordやGoogleドキュメントの文書をそのままアップロードできるものがあるので、いちいちPDF化して再アップロードを行わなければいけないのはクラウドサインの大きなデメリットと言えます。
また送信代が1通ごとに200円発生してしまいますので、再度契約書を送信する場合にもコストと手間が発生してしまいます。
デメリット4. 電子契約に拒否反応を示す企業もいる
リモートワークが増加したことで電子契約の知名度は高くなってきていますが、IT化が進んでいない企業や紙の契約書を使用している企業には説明と電子契約について同意を得る必要があります。
電子契約に同意を得られない場合は紙の契約書と並行して利用しなければならないため、導入したからと言って完全にペーパーレスを行えない可能性があるという事を覚えておきましょう。電子契約を導入する際には事前に取引先に導入する意思を掲示しておくことが重要です。
しかし、クラウドサインは弁護士が監修しているという安心感から比較的受け入れられやすい傾向にあります。
クラウドサインの口コミや評判｜実際に使っている利用者の声は？
ここまでクラウドサインのメリットとデメリットを紹介してきました。計画的な導入を行わなければ余計なコストや手間が発生してしまう可能性があるので、計画的な導入を心がけましょう。次に実際の利用者の口コミを紹介します。
実際に利用していないとわからないメリットやデメリットがあるため、利用者の口コミを参考に自身の会社に当てはめて検討してみることをおすすめします。
利用者の声1. タマホーム株式会社の口コミ｜手間や印紙代を省き書類の管理を簡単確実に！
工事請負契約では、紙の契約書だと2万円の印紙代が必要でしたが、クラウドサインを導入したことで一億円を超えるコストを削減することができました。電子契約では印紙税がかからないため、かなりのコスト削減を行うことに成功しました。
クラウドサインを選んだきっかけは、国土交通省と経済産業省から法的効力を認められているという点が決め手になりました。
紙の契約書だと何度もサインしてもらわなけらばいけなかったのが、iPad上でサインをもらうことで一度の署名が全ての契約書に反映されるため手間を省くことができました。導入当初はお客さまに電子契約を受け入れてくれるのか不安でしたが、お客様も20代〜30代の若い方が多いため、電子署名で契約を行うことに抵抗を持たれず重宝しています。
利用者の声2.RIZAP株式会社の口コミ｜作業時間・待ち時間コストが半分以下に！
雇用契約や改定時の条件通知書、数百名在籍しているパートや契約社員の方の管理をクラウドサインで行なっています。年間1,000件近い数のやりとりを行なっているため、以前は契約書類関連の仕事で毎日夜中まで残業することもありましたが、現在では確実に労働時間が減りコストも半減しています。
クラウドサインは受け取る側も見やすく、わかりやすく、どのボタンを押せばいいかすぐにわかるため、送信完了して５分もすればすぐに締結完了の通知が届くので時間が短縮されました。特に、未締結者のみに一括送信ができる機能がとても便利です。
利用者の声3.セキュリティ面は安心だけど大量だとランニングコストがかかる（IT系）
改ざん防止などのセキュリティ面が心強いです。コロナ禍において出社の機会が減り電子契約が標準的なものになってきていると感じます。
初期費用がなく導入しやすいのは大きな利点ですが、月額料金に加えて送信ごとに1通200円のランニングコストがかかってしまうので、大量の契約書の送付がある時は使用を躊躇しそうになります。
利用者の声4.このサービスのみで完全ペーパーレス化は難しい（保険代理店業）
導入したことで確実に業務効率化、コスト削減が行えていると実感しています。ある程度の雛形が決まっているサービス形式なので、特別な稟議や決算などを行う場合には紙で押印の運用になってしまっています。
ペーパーレスに対して一役買ってくれていることに間違いはありませんが、これのみで確実なペーパーレスを狙うには柔軟なこのサービスに合わせた仕組みを考えていく必要があると感じました。
クラウドサインが向いている企業
クラウドサインが向いているのはこんな会社です。
・従業員が100人以上の大きい企業
・外部サービスと連携させて更なる効率化を図りたい企業
・毎月大量の契約書管理で困っている企業
100人以上の従業員を抱える会社は従業員の契約書類管理を効率化させることができます。メールアドレスから個人を特定し一斉送信も可能なため、大幅なコスト削減・業務効率化を行うことができるでしょう。
またクラウド上で契約書類の管理を行なうため、場所を取られることはもうありません。更にsalesforceなどの外部サービスで顧客管理を行なっている会社はクラウドサインと連携させることで更なる効率化を狙えます。
クラウドサインが向いていない企業
クラウドサインが向いていないのはこんな会社です。
・契約件数が多く、コストが気になる中小企業
・電子契約が行えない定期借家契約や訪問販売など行なっている会社
１通につき送信代200円のコストが発生してしまうので、月の契約件数が多い企業はコストが大幅にかかってしまうことが予想されます。
他の電子契約サービスのドキュサイン（Docu sign）や、freeeサイン（旧NINJA SIGN）では送信代が無料のため費用を抑えることができます。他社のサービスの導入を検討することをおすすめします。
まずは無料版でお試しを！
導入することで業務効率化・コスト削減が行えるクラウドサインですが計画的な導入を行わないと、思った効果が得られずに失敗してしまう可能性もあります。自社での導入目的や利用人数などを把握することによって、発生するコストや問題点を可視化する事ができるので慎重な導入を行う必要があります。
導入を検討している企業は、まず無料版で使ってみるのがおすすめです。機能面での大幅な制限はついてしまいますが、使い勝手を実際に使用し確かめてから有料プランに切り替えるのも一つの手段です。
実際に導入した企業の口コミからもわかるように電子契約システムを導入したことで業務効率化が行え、ペーパーレスに貢献できたという事実が確認できます。ぜひ一度導入を検討してみてください。
当サイトでは電子契約について他にも記事をまとめています。導入を検討している人は見てみてください。
「電子契約のメリット」の記事はこちらから
「ドキュサイン（Docu Sign）」についての記事はこちら
「freeeサイン（旧NINJA SIGN）」についての記事はこちら
「電子印鑑GMOサイン」についての記事はこちらから