今コロナ禍で注目されている電子署名サービス、ドキュサイン（Docu Sign）について徹底解説！
本記事では、ドキュサインを導入するメリットから、デメリットまで大公開！導入すべき企業も紹介していますので、気になった方はぜひ活用してみてください。
ドキュサインとは？基本情報をまとめて解説！
公式サイトから引用（https://www.docusign.jp）
ドキュサイン（Docu Sign）とは、100万社以上の利用者と数億人のユーザが利用している、世界中で信頼されている電子契約サービスです。
ドキュサインは電子印鑑を使用した電子契約を行うことができ、いつでもどこでも契約文書を送信、署名、捺印が可能な充実した機能が備わっています。
ドキュサインを使うことで契約締結から契約書管理まで幅広く行うことができるため、コストの削減や業務効率化に繋がります。日本国内で多くのシェアを誇るのがクラウドサインですが、ドキュサインは世界規模で展開されている点に特徴があります。
料金プラン｜月額費用や初期費用は？
ドキュサインの導入に初期費用は必要ありません。それぞれ1ユーザーあたりの金額となっており、個人向けプランと企業向けプランが用意されています。
ドキュサインではBusiness Proの内容に加えて更なるカスタマイズを行う事ができます。気になる方は公式サイトから問い合わせを行なってみてください。
ドキュサインのメリット8つ｜導入すべき理由とは？
コロナ禍によって在宅勤務が増えたことで電子契約サービスの導入を検討している企業は年々増加傾向にあります。しかし実際にどんな電子契約サービスがあるのか？やどんな機能が使えるのか、電子署名で法的な契約締結になるのか？と疑問に思う方も多い事でしょう。
ここではそんな方のためにドキュサインの8つのメリットをご紹介していますので、検討している方は参考にしてみてください。
メリット1.コストを削減して業務を効率化できる
ドキュサインを導入することで、人件費・書類の郵送代・契約時の印紙税や契約締結までの時間など、コストの大幅な削減が可能です。
クラウド上で契約書の管理を行うため場所を取られずに書類を管理する事ができ、これまで行なってきたファイリングや施錠の書類管理業務から解放されます。電子契約は基本的に一連の流れをメールで行うことになるので書類の郵送代や、大きな契約時にかかる印紙税を削減することができます。
紙の契約書は法律によって収入印紙を貼り付ける事が義務付けられていますが、法令で記載されているのは書面の文書のみになるので電子署名に関しては非課税です。
ただしどんな契約書でも電子化できるというわけではないので、この点は注意してください。たとえば定期借家契約等の契約や訪問販売等で交付する書類など、書面で契約書を作成することが法律上義務付けれれている場合電子契約はできません。
メリット2.取引先がアカウントを持っていなくても署名・契約締結できる！
ドキュサインではもともとアカウント登録が不要なため、取引先がアカウントを持っていなくても署名できます。メール内のリンクからアクセスしてWeb上で署名・押印するだけなので、パソコンへの入力経験がある人なら誰でも簡単に契約を結ぶ事ができます。
メリット3.多くの言語に対応！海外との契約がスムーズになる。
ドキュサインは世界180ヶ国以上で利用されている電子契約サービスの一つであり、44言語で署名することが可能です。そのため海外企業との取引を行う際、スムーズに契約を進めることができます。
日本よりも海外の方がドキュサインの普及率が高く、海外企業の方が使い方を知っているので説明不要で迅速に契約を結ぶ事ができます。
メリット4.使い慣れたアプリケーションから契約書が作成できる！
ドキュサインは350種類以上の外部サービスSalesforse、Google、Microsoftなどと連携させることができます。Salesforseやslackなどの外部サービスと連携させることで、顧客管理や従業員の書類関連業務の効率化を図ることができます。実際に利用している外部サービスと連携させる事でコストの削減や業務効率化のみではなく、利便性の向上も図れるのは大きなメリットです。
さらにドキュサインでは、日本国内シェアNo.1のクラウドサイン（CLOUD SIGN）と違い、文書がPDF化されていなくても簡単に契約書として使用する事ができます。wordやGoogleドキュメントなどで作成した文書でも簡単に契約書にすることができるのはドキュサインの特徴の一つです。
メリット5.高度で厳重なセキュリティ｜安全なSMS認証機能（有料）
ドキュサインは世界各地における厳しいセキュリティ基準を満たし開発されているため、紙の契約書よりも安全に取引を行うことができます。標準搭載されているタイムスタンプ機能に加え、追加料金を支払うことでSMS認証機能を利用する事ができるので万全のでセキュリティで取引を行えます。（一回$0,40）
このSMS認証を活用することで、情報漏洩の危険性や改ざんを防止しリスクを大幅に下げることができ、より安全な取引を行うことができます。
メリット6.日本独自の押印文化に対応！
ドキュサインは日本進出にあたり日本固有の文化である押印文化を取り入れ、日本独自の改ざん防止文化をドキュサインでも使えるようにしました。ドキュサイン社は2015年にシヤチハタ社と業務提携を結んだため、ドキュサイン日本版の製品では電子印鑑を使用することができます。
電子契約を取り入れた企業が突然電子署名でサインをするのではなく、「署名＋押印」といった見慣れたいつもの契約を交わせることに注目し印鑑機能が搭載されました。押印文化を取り入れることで電子署名への抵抗感を軽減し、ドキュサインが日本に浸透するように導入されました。
メリット7.契約書送信料が無料
ドキュサインのStandard、Business Proでは、契約書送信料が年間100件までなら送信料が無料なので大幅にコストの削減ができます。
日本国内シェアNo1のクラウドサインは1通送信するのに200円というコストがかかるので、年間100件まで追加料金がからないというのは大きな魅力です。
メリット8.リマインダーと通知機能で面倒な催促を自動化できる
ドキュサインの全プランでは、締め切り期日の通知を自動で行うことができる「リマインダーと通知機能」を利用する事ができます。リマインダー機能を使うことで面倒だった署名催促の連絡を自動で行う事ができるため、署名忘れを防ぐ事ができます。
これまでは期日が近づき書類の発送が確認されていない場合、催促の連絡をしなくてはなりませんでしたがリマインダーと通知機能を使用することで、自動で期日の通知を行なってくれるのでストレスなく契約を結ぶことできます。
ドキュサインのデメリット4つ｜事前に押さえておくべき注意点とは？
世界トップシェアを誇るドキュサインですが、いくつかのデメリットもあります。ここではドキュサインを導入するにあたって知っておくべき4つのデメリットを紹介するので、導入を検討している企業は7つのメリットと比較して検討することをおすすめします。
デメリット1.機能が多すぎて使いこなせない。
数多くの便利機能が搭載されているドキュサインですが、「機能が多すぎて使いこなせない」と言った声や「使いこなすのに慣れが必要」などといった利用者の声が多く見られました。契約といった重要な取引だからこそ、理解が曖昧な状態で使用するのは不安ですよね。
初めての電子契約サービスの導入は、業務フローの変更などもあり困惑してしまうことも多いため計画的な導入を心がけるようにしましょう。
デメリット2.ホームページが英語表記のものがある。
ドキュサインは外資系企業のサービスのため、ホームページには未だ英語表記のものが多数存在しています。機能が多すぎて使いこなすのに苦労する理由の一つに、英語表記で機能の概要がわからないといったものが挙げられます。
しかしドキュサインでは、日本語でのサポートや日本国内の販売代理店もあるため問い合わせを行えば解決する事ができます。そこまで大きなデメリットにならないでしょう。
デメリット3.年間契約数100通まで。100通以上は追加料金発生！
メリットでも送信件数について触れましたが、ドキュサインのStandard、Business Proは年間を通じて100通まで無料で送信することができます。
ですが年間の契約数が100通を超えてしまう場合は追加で料金が発生してしまうため更にコストが発生してしまいます。そのためコスト削減を図るのであれば、自社の年間契約数を把握してから導入を検討するようにしましょう。日本国内シェアトップのクラウドサインは年間送信件数の制限がないため、ドキュサインの導入と合わせて検討することをお勧めします。
デメリット4.ユーザーが増えるとコストがかかる。
ドキュサインは、1ユーザーに対しての料金設定なので、ユーザーが増えるほどドキュサインを利用するコストがかさんでしまいます。（StandardとBusiness Proは５ユーザーまで）
複数のユーザーで契約書を管理したい場合は多くのコストが発生してしまうため、ドキュサインを使用したことでコストが多く発生してしまわないように、導入の際は利用する人数をしっかり把握してから導入することをおすすめします。
デメリット5. 電子契約に拒否反応を示す企業もいる
コロナ禍によって在宅勤務が増加し、多くの企業が導入を始めている電子契約サービスですが、導入をしていない企業も多いため電子署名を行う場合は取引先企業へ同意を得る必要があります。
取引先企業が同意しなければ紙の契約書と電子署名の両方で契約を行わなけばなりません。導入したからと言って完全にペーパーレスを行えない可能性があるという点は、大きなデメリットの一つになってしまいます。
ドキュサインの口コミや評判｜実際に使っている利用者の声は？
これまでにドキュサインのデメリットとメリットを紹介してきましたが、ここでは実際に導入した企業の口コミを掲載しています。 実際に利用していないとわからないメリットやデメリットがあるため、利用者の口コミを参考に自身の会社に当てはめて検討してみることをおすすめします。
利用者の声1. 海外企業との契約が楽になった！（エンタメ業）
日本の企業より海外の企業の方がドキュサインを知っているため、英語での説明書などもあり海外の企業との契約が楽になりました。逆に海外のサービスのため、ホームページがまだ英語表記だったり動画での利用説明に日本語字幕はあるものの、全てにあるわけではないので使いづらかったです。
また日本企業相手にドキュサインの説明と了承を得ることに苦労したので、海外企業との取引が少ない会社はクラウドサインの方が説明もわかりやすく利用しやすいと思います。
利用者の声2. 業務が圧倒的に楽になった！（コンサル業）
これまではハンコを押すためだけに出社することもありましたが、リモートワーク増加に伴いドキュサインを導入したところ無駄な出社をしなくて良くなり、自宅にいながら契約を結べるのが楽で助かっています。
最初は使いこなすのに苦労しましたが、慣れてからはスムーズに契約する事ができています。また導入が短期間で可能なので導入を検討している企業は比較的ハードルが低いのかなと思います
利用者の声3. 使い勝手が悪く、クラウドサインの方がいい。（IT業）
かなり使い勝手が悪く設定が難しい。世界的なシェアが高いことから取引先から安心感を得られるのは魅力だとは思いますが、中小企業である弊社はその点がプラスな判断材料になりませんでした。
ドキュサインを導入するならクラウドサインの方がサポート体制や日本語表記などがわかりやすく使い勝手がいいと感じました。
利用者の声4. 英語ができる人が使用するなら良い。（ゲーム業界）
海外の会社でドル払いのため、為替レートにより金額が変更した場合は金額が変わってしまいます。経理から稟議承認時と金額が違うと言われたときは困りました。
ホームページも一部日本語が対応していますが、設定方法を変えたいときは不便でした。中小企業で社内に英語ができる人がいる会社が活用すれば、クラウドサインなどより安く利用できると思います。
ドキュサインが向いている企業は？
ドキュサインが向いているのはこんな企業です。
・電子契約を導入してペーパーレスを進めたいグローバル企業
・外部サービスと連携させて更なる効率化を図りたい会社
・年間の契約数が100件前後の会社
電子契約サービス導入の世界的なシェアが高いドキュサインは、海外企業との取引をスムーズに行えることが予想されます。また350以上の外部サービスと連携させる事で顧客管理や従業員管理の更なる効率化を行う事ができます。
しかし、年間100通の送信件数を超えてしまうと追加料金が発生してしまう点や、ユーザー登録毎に料金が発生してしまうというデメリットもあるので慎重に導入を検討する必要があります。
ドキュサインが向いていない企業は？
ドキュサインが向いていないのはこんな会社です。
・日本語でわかりやすいものを利用したい企業
・取引先は日本企業が多い企業
・電子契約ができない定期借家契約や訪問販売などを行なっている会社
外資系企業が提供するサービスのためホームページが英語表記のものも多く、使いこなすのに苦労してしまうというデメリットがあります。海外サービスを使いこなすのが苦手な場合は導入を慎重に検討する必要がありそうです。
国内トップシェアの電子契約サービスであるクラウドサイン（CLOUD SIGN）は、日本企業の「弁護士ドットコム」が運営し、わかりやすい日本語表記の説明が多いので日本企業との取引を電子契約で行いたい企業におすすめのサービスです。ドキュサインの導入を検討している企業は併せてクラウドサインの導入を検討することをおすすめします。
まずは無料トライアルで導入を検討してみよう！
この記事では電子契約サービスである「ドキュサイン（Docu Sign）」を導入するメリットとデメリットについて紹介してきました。内容をまとめると次の通りです。
・月額料金が安い
・海外企業との取引で活躍する
・ユーザー数に制限があるため少人数での管理におすすめ
大人数での運用を検討している企業は「クラウドサイン（CLOUD SIGN）」や「電子印鑑GMOサイン」の導入を検討することをおすすめします。
ドキュサインでは1ヶ月の無料トライアルを実際に有料版で利用する事ができるので、使い勝手を実際に使用してから導入しましょう。
実際に導入した企業の口コミからもわかるように電子契約システムを導入したことで業務効率化が行えペーパーレスに貢献できたという事実が確認できます。
ぜひ、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
当サイトでは電子契約について他にも記事をまとめています。導入を検討している人は見てみてください。
「電子契約のメリット」の記事はこちらから
「クラウドサイン（CLOUD SIGN）」についての記事はこちら
「freeeサイン（旧NINJA SIGN）」についての記事はこちら
「電子印鑑GMOサイン」についての記事はこちらから
