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電子契約のメリット・デメリット|おすすめの電子契約システムもご紹介!

電子契約のメリットやデメリット|おすすめの電子契約サービスを徹底解説!

電子契約を知りたい方へ。本記事では、電子契約のメリットから、機能面の違いまで大公開!おすすめの電子契約サービスも紹介していますので、気になった方はぜひ活用してみてください!

電子契約とは?

電子契約とは?

従来、契約は印鑑の押印などで証拠を残せるように紙を使った締結が一般的でした。しかし現在ではクラウド上で契約締結から書類の管理までおこなえる電子契約サービスが主流になってきています。 これまでは日本の押印文化によってあまり電子署名は浸透していませんでしたが、コロナ化による在宅ワークの増加に伴いサービスを導入する企業が増えています。

デジタル化推進策が国に後押しされている影響もあり、今後さらに主流になっていくと予想されます。 当記事では「電子契約について興味はあるけどどんな事ができるの?」といった方や「本当に書類の契約が簡単になるの?」といった疑問に対してわかりやすく解説していきますので、是非最後まで見ていってください。

電子契約のメリット

紙ではなく電子署名を導入することでどんなメリットがあるのか、「電子契約に興味はあるけどなんでもネット上でできるのは本当に安全なの?」や「手間がかかるイメージがある」といった疑問点を持つ方のために、ここでは電子契約の7つのメリットをご紹介します。

導入を検討している企業は、自社に導入したらどのような費用対効果があるのかを考えながら参考にしてみてください。

メリット1. 大幅なコスト削減ができる。

電子契約では基本的に契約の一連の流れをメールで行うことになるので書類の郵送代や、大きな契約時にかかる印紙税を削減することができます。紙の契約証は法律によって収入印紙を貼り付ける事が義務付けられていますが、記載されているのは書面の文書のみになるので電子署名に関しては非課税となっています。

実際に導入した大手企業からは、「年間1億円以上の印紙税を削減できた」という声や「郵送代やその他経費が削減できた」という声が多く見受けられます。

書類の郵送代も金額的には大きくはありませんが、年間の契約数が多くなればなるほどコストが発生してしまいますので電子契約を導入して郵送代などのコストを削減できるという点は大きなメリットです。

メリット2. 業務効率化が行える。

電子契約は、手間がかかっていた紙の契約書業務を効率化してくれます。各サービス内のテンプレートを使用して書類を作成したり、WordやPDF文書を簡単に契約書として使用することができます。これまでは、入力した文書を印刷して郵送しなければいけなかった紙の契約書ですが、電子契約を導入することによってメールで契約書を送信することができるようになるので大幅な業務の効率化が行えます。

また相手側の会員登録やアプリケーションのダウンロードを必要とせず簡単に署名・押印することが可能です。自社の業務の効率化が行えるだけでなく、取引先企業の業務の手間を省くこともできるという大きな魅力があります。

メリット3. 契約締結までの時間を短縮できる。

電子契約を導入することで様々な業務の時間を短縮することができます。これまでは書類を印刷して郵送を行い取引先が返送する時間など最低でも1週間以上の時間を有していましたが、簡単にメールで送信できる電子契約を導入することで大幅な時間短縮ができます。

また電子契約サービスの多くは外部サービスと連携させる事ができます。連携させる事で従業員の書類関連の業務を電子契約サービスで管理することができ、大変な書類関連業務の負担を減らす事が可能です。

メリット4. 書類の保管・管理が簡単にできる。

紙の書類の場合、保管場所の確保やファイリング、施錠などのセキュリティ対策を行なわなければいけませんでしたが、電子契約を導入することによってクラウド上で書類の管理やセキュリティ対策が行えるため保管に場所を取られる事なく、書類管理を行う事ができます。

クラウド上で保管している書類を「名前」や「メールアドレス」から簡単に検索できるので、探す手間を省きいつでも契約書の確認を行えます。

メリット5. 契約期間の通知や署名忘れを防止する事ができる。

紙で契約を結ぶ際に後回しにして、ぎりぎりに郵送してしまったという経験はありませんか?電子契約を導入すると簡単に署名が行えるだけでなく、締切期日の通知やリマインドを設定する事ができるので自動的に通知を行い署名忘れを防ぐ事ができます。

紙の契約書の取引では契約終期のタイミングに合わせて、何らかのアクションを起こさなければなりまでんでした。取引先に対して期日の催促や確認をしなければいけないのは気が重くなりますし、関係が悪化する可能性も考えられます。しかし電子契約では、「メールを開封して確認したのか」「どこまで承認が進んでいるのか」進捗状況を簡単に把握することができます。

また書類の締め切りに合わせた通知設定が行えるので、進捗を確認しなくても取引先へ自動的に期日の催促をおこなってくれます。このように業務の効率化ができるのはもちろんですが、負担に感じる業務や慎重な対応が必要な連絡を自動で行えるのは電子契約の大きなメリットです。

メリット6. コンプライアンスが強化できる。

電子契約を導入する事でコンプライアンスの強化が行えます。電子契約では契約文書に関わった人物や時間をアクセスログで記録することによって改ざんを防止しています。さらにアクセス制限機能を使用することで、アクセスできる人物を限定する事ができるので、第三者による不正アクセスを防止する事ができます。

その他にもサービスによって様々な機能が搭載されているため、導入を検討している企業はどの機能が自社に必要なのかを検討してからサービスを選択するようにしましょう。

メリット7. リモートワークに対応できる。

2020年から流行した新型コロナウィルスの影響によって不要不急の外出は控えなければいけなくなり、在宅ワークが急速に増加しました。

外出を控えなくてはならないのに、「印刷をしなければならない」「会社の判子を押さなければならない」といった理由で出社を余儀なくされていた人も少なくありませんでした。

しかし、電子契約を導入したことでクラウド上で契約の締結・管理などの一連業務が行えるようになったため、自宅から簡単に契約ができるようになりました。

感染症対策やリモートワークに対応するという観点からも電子契約ツールは非常に有効的なツールであり、業務の効率化も行えるためリモートワークに必須のツールと言えます。

電子契約の注意点とは?

ここまで電子契約についてのメリットを紹介してきましたが、一方で導入する上での注意点も存在します。こちらでは電子契約を導入する上での注意点を4つご紹介していきます。

注意点1. 取引先への説明・了承が必要

電子契約によって契約を行う際には、取引先の了承が必要不可欠です。電子契約とは何かの説明から法的根拠を用いた適法性などをわかりやすく説明し、協力をお願いする必要があります。しかし中には電子契約に拒否反応を示す企業も多いため、書面による契約を併用するなどして対応しなければいけません。

電子契約を導入したからといって完全なペーパーレスは行えない可能性があるということを理解し柔軟に対応できるようにしておくことが重要です。

リモートワークの増加によって導入企業数が増加しているのは事実ですが、未だ書面での契約を好む企業も少なくありません。このような場合に丁寧な説明と同意を得る手間が発生してしまいますので注意が必要です。

注意点2. 電子契約できない種類の契約がある。

契約によっては一部法律によって書面での交付が義務付けられているものがあるので、導入の際は自社での契約は電子契約ができるのか確認が必要です。法令に署名という記載がある場合は紙面での契約をしなければなりません。例を一部紹介します。

・定期借地契約書・定期借家契約書(借地借家法22条、38条1項)
・マンション管理等の委託契約書(マンション管理の適正化法73条)
・訪問販売等で交付する書面(特定商取引法4条)など・・・

IT化に伴い徐々に法改正が行われていますが、上記の契約についてはまだ電子契約での契約が行えませんので注意が必要です。

注意点3. 社内の業務フローを変更しなければならない。

社内業務の効率化が行える電子契約ですが、導入するためには紙でおこなっていた契約業務のフローを見直さなければなりません。電子契約に対する疑問や法的根拠を従業員にしっかりと丁寧に説明し理解してもらうことが必要不可欠です。

導入する事で間違いなく効率化が見込める電子契約ですが、正しく運用することができなければ無駄な手間やコストが発生してしまう可能性がありますので導入を検討している企業は計画的な導入を心がけましょう。

このように社員の教育や周知に時間がかかってしまうため、研修や説明会を行うなどの工夫が必要になってしまうので注意が必要です。

注意点4. サイバー攻撃の恐れがある

様々なセキュリティ対策ができる電子契約ですが、クラウド上で書類を管理しているためサイバー攻撃の被害に遭う可能性はゼロではありません。近年サイバー攻撃による情報漏洩は後を絶ちません。

また在宅ワークの増加により自宅で個人情報や機密情報を閲覧できる環境にあるので、これまで以上の厳重なセキュリティ対策と従業員への周知が必要になります。

電子契約サービスの内容によってはオプションでセキュリティの更なる強化が行えるものもあるため、厳重なセキュリティ対策ができるサービスもあるので自社のセキュリティー基準を満たせるサービスの選択を行いましょう。

導入の検討は慎重に!

4つの注意点から分かるように電子契約の導入は計画的に行う必要があります。

導入する事でコスト削減や業務効率化が行えますが、同時に従業員への業務フローの周知やコンプライアンス遵守の徹底、取引先への説明などが必要不可欠になってきますので、根気強く取り組んでいく必要があります。

おすすめの電子契約4選!

おすすめの電子契約4選!

電子契約のメリットとデメリットを踏まえて、おすすめの電子契約サービス4選を紹介します。それぞれの特徴をわかりやすく解説しますので導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

おすすめの電子契約1. クラウドサイン(弁護士ドットコム)

公式サイトから引用(https://www.cloudsign.jp)

クラウドサイン(CLOUD SIGN)は、日本国内市場シェアNo.1を誇る弁護士が監修している電子契約サービスです。30万社以上の導入実績を誇り電子契約サービスのパイオニア的存在のサービスです。

クラウドサイン(CLOUD SIGN)の特徴
弁護士が監修しているため安心して使える
ユーザー数が無制限で使える
年間送信件数の制限がない

クラウドサインは100人以上の従業員を抱える大企業向けのサービスです。外部サービスとの連携で従業員への書類送付や規約改定時の手続きなどを書類業務を簡略化することができます。また弁護士が監修が監修しており、公式サイトでは訴訟サポート資料が用意されているため万が一の時の備えも万全です。

年間の送信件数の制限がないクラウドサインですが、契約書を送信する際に1通200円のランニングコストが発生してしまうので注意しましょう。

クラウドサインについての記事はこちらから

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おすすめの電子契約2. ドキュサイン(DocuSign.Inc)

公式サイトから引用(https://www.docusign.jp)

ドキュサインは、100万社以上の利用者と数億人のユーザーが利用している世界中で信頼されている電子契約サービスです。

ドキュサインの特徴
海外企業との契約が多い企業におすすめ
少ないユーザー数の運用に最適
豊富な外部サービス連携機能

ドキュサインは世界的なシェアが高い高度なサービスを安価で利用する事ができます。外資系企業のサービスのため多くの言語に対応し、世界的知名度が高い電子契約サービスです。多くの言語に対応しているので海外企業との契約が多い企業に人気のサービスです。

また、外部サービスと連携させる事で更なる効率化を図る事ができます。しかし基本的に利用できるユーザー数と年間送信件数に制限があるので、少ない人数での運用を目的とした中小企業におすすめのサービスです。

ドキュサインについての記事はこちらから

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おすすめの電子契約3. freeeサイン(株式会社サイドビジット)

公式サイトから引用(https://www.ninja-sign.com)

freeeサインは圧倒的な安さが特徴で初めて電子契約サービスを導入する企業におすすめのサービスです。

freeeサインの特徴
圧倒的な料金の安さ
使いやすく、直感的なUI
個人事業主やフリーランス向けのサービス

freeeサインはユーザー数に制限があり、1ユーザーで利用する場合費用を大幅に抑える事ができるため個人経営やフリーランスの方におすすめの電子契約サービスです。

各プランの料金設定が安価で個人向けのプランの場合、月額980円という業界最安値で利用する事ができます。また操作がしやすく直感的なUIで使いやすいので、初めて電子契約サービスを導入する企業におすすめです。

freeeサインについての記事はこちらから

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おすすめの電子契約4. 電子印鑑GMOサイン

公式サイトから引用(https://www.gmosign.com)

電子印鑑GMOサインは2つの署名タイプを選択する事ができる唯一の電子契約サービスです。電子印鑑GMOサインの特徴は以下。

契約印タイプ(立会人型)と実印タイプ(当事者型)の契約が行える
高いセキュリティ
マインバー実印機能が使える

電子印鑑GMOサインは2種類の署名タイプを選択することができるため、さまざまなシーンに合わせてた契約を行う事ができます。

通常の契約の場合は他社と同様に契約印タイプでの契約を行う事ができます。実印相当の本人確認性が担保される実印タイプ(当事者型)では国内No.1の電子認証局である「GlobalSign」の本人確認認証で契約を締結できるので、万全なセキュリティで契約することができます。

また、日本で始めてマイナンバーカードを使って契約する「マイナンバー実印」を導入しているため、個人企業やフリーランスとの契約が多い企業におすすめできる電子契約サービスです。

電子印鑑GMOサインの記事はこちらから

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まとめ

電子契約を導入する事でこれまで負担となっていた業務を効率的に行えるようになるだけでなく、コスト削減も可能になります。しかし、計画的な導入を行わないと従業員の混乱を招いてしまい、余計な業務や手間が発生してしまいます。これまで紹介してきたメリットとデメリットを参考に自社で求めてる機能や料金に合うサービスの導入を心がけましょう。

多くの企業が無料プランやお試し期間を設けていますので無料で試用してから有料プランへアップデートすることをおすすめします。

当サイトでは電子契約について他にも記事をまとめています。導入を検討している人は見てみてください。 電子契約のメリットの記事はこちらから

「クラウドサイン(CLOUD SIGN)」についてにの記事はこちら

「freeeサイン(旧NINJA SIGN)」についての記事はこちら

「ドキュサイン(Docu Sign)」についての記事はこちら

「電子契約のメリット」についての記事はこちら

「電子印鑑GMOサイン」についての記事はこちらから

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