おすすめの勤怠管理システム10選｜導入すべき理由や基本機能、サービス選択のポイントを徹底解説！

2022年5月20日2022年5月31日

おすすめの勤怠管理システムを知りたい方へ。本記事では、人気の勤怠管理システムから、サービス選択のポイントまで大公開！基本機能も紹介していますので、気になった方はぜひ活用してみてください！

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員のシフト管理、打刻、休暇申請などを管理できるシステムのことです。導入することで勤怠管理の業務を効率化できるだけなく、多様な働き方に対応した勤務計画を立てる事ができるので多くの企業で導入されているシステムです。

勤怠管理システムが必要な理由｜導入するメリットとは？

勤怠管理システムを導入する事によって、様々なメリットがあります。ここではそんな勤怠管理システムのメリットを3つ紹介しますので、システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

メリット1. 勤怠管理の業務を効率化できる

勤怠管理システムを導入する事でシフト作成などの管理業務を効率化できます。飲食店やアパレル業界など土日祭日も営業を行なっている業種の場合、在庫管理や書類業務に加えてシフト作成を行わなければならず、サービス残業や長時間労働が問題になっていました。

しかし、シフト管理システムを導入する事によってシフト作成業務が簡単になるだけでなく、従業員も簡単にスマホからシフトを提出できるのでシフト勤務時間を間違えたり、シフト提出忘れを減らす事ができ、円滑に業務を遂行する事ができます。

シフト作成業務が効率化できる事によってシフト作成を行う時間が短縮でき、人件費削減や店舗営業の人員確保ができるので多くの企業が導入を行なっています。

メリット2. 正確な勤怠管理ができる

シフト管理システムを導入する事で正確な勤怠管理が行えるようになります。勤怠管理システムは、打刻機能を搭載しているため正しい打刻時刻を把握したり、手書きによる改ざんや不正を防止する事ができます。

また店舗管理者が休日の場合でもスマホやパソコンからいつでも勤務状況を把握できるので、正しくシフト表に従って勤務を行なっているか、勝手に変わりの人物をシフトインさせていないか把握する事ができます。このように勤務管理システムを導入する事で、業務の効率化が行えるだけでなくミスや不正を防止する事ができるので安心・安全な店舗運営が行えるようになります。

メリット3. 法令遵守の徹底

正しく法令を遵守してシフト管理を行えていないと行政からの是正勧告を受けたり、最悪の場合訴訟のリスクが発生してしまう恐れがあるため、労働基準法を守った店舗運営は企業の義務です。

手作業でシフト作成を行なっていると、知らぬ間に法令で定められた以上の勤務をさせてしまっていたり、休暇を管理できないなどのリスクがありましたがシフト管理システムを導入する事で、法改正の内容をシステムに反映させれるので労働基準法を守った店舗運営を行えるようになります。

また、長時間勤務してしまっている場合など法令違反を犯してしまう前にアラートで通知を行なってくれるサービスもあるので導入の際は事前に確認しておくようにしましょう。

勤怠管理システムの基本機能

次に勤怠管理システムの豊富な基本機能について紹介します。代表的な機能を紹介しますので導入したいサービスの詳しい機能が知りたい方は、この後紹介するおすすめ10選の内容や公式サイトを確認してください。

機能1. 打刻機能

勤怠管理システムは様々な方法で打刻を行う事ができます。

・モバイル打刻
・Webブラウザ打刻（個人PC、共有PC）
・チャットアプリ打刻
・指紋認証打刻（導入費用有）
・ICカード打刻（導入費用有）

このようにスマホやパソコンから打刻ができるだけでなく、機材を購入すれば指紋による打刻やICカードでの打刻も可能になります。自社で導入したい打刻方法を選択しましょう。おすすめは導入費用が発生しない「モバイル打刻」「Webブラウザ打刻」「チャットアプリ打刻」です。

機能2. シフト管理

勤務形態を設定することでシフト作成を簡単に行えるようになるので、自社で導入したい勤務形態が対応しているか確認しておきましょう。

・通常勤務
・シフト勤務
・フレックスタイム制
・変形労働時間制
・雇用形態の設定

など詳細情報を設定するだけで簡単に勤務シフトが作成できるので、作成の手間を省き業務を効率化できます。

機能3. 休暇・申請管理

シフト管理システムでは、スマホやWebから各種申請が行えます。職場にいなくても申請の手続きが行えるので手間を省き業務を効率化する事ができます。

・打刻漏れや誤打刻などの勤怠修正
・深夜残業
・休日出勤
・有給休暇申請
など

このようにシフト管理システムでは各種申請が簡単に行えます。さらに承認者側で申請を棄却したりコメントを残して、フィードバックを与える事ができるのでどこにいても申請を行なって手続きができるようになります。

機能4. アラート機能

シフト管理システムではアラート機能を設定する事ができるので、勤務時間の超過や法令を守った勤務が可能になります。

・打刻忘れ
・未申請残業通知
・有給休暇未消化
・週、月の勤務時間超過
・エラー勤怠通知

通知したい内容を自身で設定できるので、自社に合った内容をカスタマイズする事ができます。アラート機能を活用することで法令を遵守した働き方を実現できるので必ず活用しましょう。

機能5. 集計機能

シフト管理システムは勤怠や残業時間の集計を行えます。集計をおこなって可視化する事で、誰がどのくらい残業しているかやアルバイトの勤務率などを可視化できるので、業務フローを改善して人件費削減を行なったり、安定した企業運営を行うツールとして活用することができます。

また集計したデータをExcelファイルとして出力できるので、必要部署への報告や考課時の資料として活用すると効率的な業務を行う事ができます。

機能6. 外部サービス連携

勤怠管理システムと外部サービスを連携させることで、更なる業務効率化を行う事ができます。「Slack」や「LINE WORKS」などのビジネスチャットと連携させることでビジネス用のチャット機能に加えて、チャットアプリから打刻や各種申請が行えるようになります。

その他にも「Money Forwardクラウド給与」や「弥生給与」などの給与計算ソフトと連携させる事で、簡単に給与計算を行えるので業務をさらに効率化する事が可能です。

勤怠管理システムの選び方｜押さえておくべきポイントとは？

次に勤怠管理システムを導入する際の選び方のポイントを紹介していきます。企業規模にあったサービスを導入しないと、不要な機能やコストが発生してしまうのでこれから紹介する4つのポイントを参考にしてください。

ポイント1. 機能と使いやすさ

勤怠管理システムには数多くの便利機能が搭載されています。自社で活用したい機能はどのようなサービスか、どのような機能が不要なのか事前に検討しておきましょう。
外部サービスと連携させて勤怠管理を行いたい場合には、自社で利用しているサービスと連携させる事ができるか、今後連携させたいサービスはあるか事前に把握しておく事が大切です。

計画的な導入を行わないと、うまく活用できず失敗してしまう恐れがあります。計画な導入を行なって業務効率化を行いましょう。