ビジネスチャットのメリット・デメリット｜おすすめサービスや導入時の注意点も解説！

2022年5月25日2022年5月27日

ビジネスチャットのメリットを知りたい方へ。本記事では、メリットからデメリットまで大公開！主要なビジネスチャットも紹介していますので、気になった方はぜひ活用してみてください！

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとはビジネスで利用されているコミュニケーションツールです。これまでは「メール」と「電話」でやり取りを行うのが主流でしたが、コロナ禍による在宅ワーク促進に伴い、いつでも手軽にコミュニケーションが取れるチャットツールが現在多くの企業で導入され始めています。

日頃から利用しているLINEと違い、「書類管理機能」や「タスク管理機能」など、ビジネスにおける機能が標準搭載されている点や、セキュリティ面が重視されているという特徴があります。

ビジネスチャットのメリット｜導入すべき理由とは？

社内外のコミュニケーションを促進してくれるビジネスチャットを導入する事で、業務効率化を行うこともできます。ここではビジネスチャットを導入するメリットと導入すべき理由を8つ紹介していきます。
実際に導入してどのように業務効率化を行えるのか、また導入すべき理由をわかりやすく解説していきまので、導入を検討している方は参考にしてみてください。

メリット1. コミュニケーションの効率化

ビジネスチャットを導入する事で効率的にコミュニケーションをとる事ができます。メールの場合はメールアドレスや件名、形式に沿った挨拶を毎回記載しなければならず、返信にも時間がかかってしまうこともあるため円滑にコミュニケーションを行えませんでした。

しかしビジネスチャットは、私たちが日常的に使用しているLINEのようにチャット形式でコミュニケーションを行えるため、迅速な返信を行う事が可能です。またビジネスチャットは「季語」や「形式」を用いない事がマナーなため、メールよりもフラットに使用できるのが特徴です。
いつでもどこでも誰とでも簡単にコミュニケーションを取れるビジネスチャットが現在多くの企業に導入されています。

メリット2. 迅速な情報共有ができる

円滑なコミュニケーションが取れるビジネスチャットは、リアルタイムな連絡を行う事ができるので迅速な情報共有を行う事ができます。電話やメールでの情報共有の場合、どうしても時間と手間がかかってしまいましたが、ビジネスチャットはいつでも簡単に必要な情報を共有できます。

またグループ機能を活用することで、一度に多くの人に情報共有を行う事も可能です。社内外問わずチャットからメッセージを送信できるので円滑な情報共有の仕組みを構築する事ができます。

メリット3. コミュニケーション不足の解消ができる

いつでも気軽にチャットでコミュニケーションが取れるため、ビジネスチャットはコミュニケーション不足を解消することができます。第三者には共有したくない情報や、人の目が気になる内容でもチャットを活用することでプライバシーを守ってコミュニケーションが行えます。
困っている事や悩んでいることを、いつでもビジネスチャットから相談する事ができるので、社員の悩みや不安を減らし業務の生産性を上げる事も可能です。

またビジネスチャットは、テレワークによるコミュニケーション不足解消にも一役買ってくれます。メールの場合リアルタイムなコミュニケーションが行えず、迅速な対応を行う事が難しいというデメリットがありました。また電話はリアルタイムで相談を行えますが、相手の作業を中断させてしまったり時間を奪ってしまうという観点から苦手意識を持っている人は少なくありませんでした。
しかしビジネスチャットを活用すれば、いつでも簡単にコミュニケーションをとる事ができるので、相手の時間を奪わずに相談や情報の共有が行えるためテレワークを導入している企業には必須のツールになってきています。

メリット4. 場所や時間に縛られず会議に参加できる

ビジネスチャットは、部署ごとやプロジェクトごとにグループ分けをしたり、音声通話やビデオ通話機能使って会議を行う事ができます。外出が多い部署や在宅勤務をしている人物といつでも会議を行うことができるため、場所に縛られずに業務を進行できます。
これまでは、会議に参加できず資料を見返したり個別で情報共有を行う業務が発生してしまっていましたが、場所を選ばずに会議を行えるので業務効率化が行えます。

またファイルや文書共有をチャット内で行えるためペーパーレスを実現し、コスト、手間、時間あらゆる業務の削減を可能にします。

メリット5. タスク管理が行える

ビジネスチャットの中にはタスク管理機能が使えるものがあります。離れた場所で作業している人物の進行度を把握したり、スケジュール管理機能で個人の予定を管理することで、的確な業務の指示出しを行えるようになるので、業務の生産性を向上させる事ができます。

ビジネスチャットでタスク管理を行えることで、進捗状況の見える化を行うことができプロジェクトのスケジュール遅延を防ぐ事などに役立ちます。
タスク管理機能が標準搭載されていないチャットサービスは、外部サービスと連携させることでタスク管理の利便性を高める事ができます。自社で導入を検討している企業はタスク管理が行えるのか確認してから導入を行いましょう。

メリット6. 勤怠の管理ができる

ビジネスチャットは、外部サービスと連携させたり機能を拡張する事で、勤怠の管理を行うこともできます。いつどこにいても出勤、退勤の打刻を簡単に行う事ができるので柔軟な働き方を実現可能です。
特にシフト制の企業や従業員の人数が多い企業は、端末から打刻ができるシステムを導入することで大幅な業務短縮、効率化が見込めます。

メリット7. 仕事とプライベートを区別できる

未だビジネスチャットを導入していない企業では、LINEを使ってコミュニケーションをとっている企業は少なくありません。プライベートで利用しているLINEを業務用として使用することで、間違った相手に機密情報を送信してしまったりプライベートとの区別がつけられないといったデメリットがありました。

業務用のチャットツールを導入する事で、明確に業務とプライベートを区別する事ができ、誤送信や情報漏洩のリスクを下げる事ができるようになります。高いセキュリティで情報を管理できるためLINEなどのSNSを業務連絡をおこなっている企業はビジネスチャットの導入をおすすめします。

ビジネスチャットのデメリット｜導入時の注意点とは？

導入する事で円滑なコミュニケーションや業務効率化が行えるビジネスチャットですが、いくつかデメリットもあります。ここではビジネスチャットのデメリットや導入の注意点を5つ紹介しますので、導入を検討している企業は参考にしてみてください。

デメリット1. 社内教育のコスト発生

ビジネスチャットは導入後すぐにを使いこなすことは難しいため、研修や説明会を設ける必要があります。正しく利用できないことで、誤送信してしまったりチャットを使用しないという事態になってしまうことも予想されるため、無料プランから導入を行い操作に慣れておけるようにしておきましょう。

導入をスムーズに行う上でコストを最小限に抑えることは重要です。機密情報の取り扱いや、使用上の注意点など事前にルールを決めて準備しておきましょう。

デメリット2. 対面でのコミュニケーション減少

円滑にコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、全てのコミュニケーションをチャットで行なってしまうと、社内のコミュニケーションが減少してしまう可能性があります。
また文字でやり取りを行うことになるので感情が伝わりにくく、トラブルを招く危険性があります。必要な時にのみチャットを利用することを心がけて、なるべく顔文字やスタンプ機能を活用して感情を表現するようにしましょう。

デメリット3. 私的な利用の増加

ビジネスチャットは手軽さ故にプライベートの延長で利用してしまう可能性があるため、節度を持って利用することが大切です。
円滑なコミュニケーションや情報共有ができるのが魅力なビジネスチャットですが、次第に私的な内容でのやり取りが増えたり、自力で確認できる情報をすぐにメンバーに聞いてしまい、無駄なやり取りが増えてしまう可能性があります。

無駄なやり取りが続いてしまうことで、他の人も手を止めてメッセージを確認しなければならなくなってしまい、作業効率の低下を招く恐れがあります。
このような事態を避けるためにあらかじめ私的な利用を禁じたり、管理者がグループに参加している状態にしておく事が大切です。チャット経由で質問などをしたい場合は、質問の必要性や相手の都合を考えて送信するよう心がけましょう。

デメリット4. 情報漏洩のリスクがある

セキュリティが高くLINEなどのSNSよりも情報漏洩のリスクが少ないビジネスチャットですが、情報漏洩の危険性はゼロではありません。個人情報や機密情報について取り扱いを行う必要がある場合は、常に危険と隣り合わせであることを自覚して利用するように心がけましょう。

最近は2段階認証やアクセス制限機能などセキュリティ面の機能が充実しています。自社でのセキュリティ基準を満たしている機能を利用できるサービスの導入を行いましょう。

デメリット5. すぐに返信しなければいけないプレッシャーが生じる

メールとは違いリアルタイムでコミュニケーションを取れるビジネスチャットですが、通知がきてすぐに返信をしなければいけないと感じる人も少ないでしょう。あくまで情報の共有を迅速に行えるツールであるという事を認識し、隙間時間で確認するようにしましょう。
すぐに返信しなければいけないというプレッシャーを感じることで、業務の生産性を著しく低下させてしまう恐れがあります。必要に応じて通知オフにするなど対策を行う事も重要です。

メッセージを送信は必要最低限のものに留め、緊急の対応が必要な場合は電話を活用するなどして、状況に応じた使い分けが大切です。相手への配慮を忘れずに節度を持った利用を心がけましょう。

ビジネスチャットツールを導入する時のポイント4つ

ビジネスチャットは計画的な導入が必要不可欠です。計画的な導入ができないと、無駄なコストやトラブルが発生してしまう可能性があります。
導入を検討している企業は、これから紹介する4つのポイントをあらかじめ自社で検討してから導入を行うようにしましょう。

ポイント1. 導入する目的を明確にする

まずは「なぜビジネスチャットが必要なのか？」また「どのような問題が発生してるのか」を明確にしましょう。導入の目的が曖昧なまま業務に取り入れてしまうと、どのようにメールや電話と使い分けたらいいのか、なぜ導入されたのかと疑問に思い混乱してしまいます。

事前に導入する目的を明確にし、あらかじめ共有しておく事でスムーズな導入と心の準備を行う事ができます。計画的な導入、無料プランからの利用をおすすめします。

ポイント2. 使用人数を決める

ビジネスチャットを導入する前に利用したい人数を明確にしておきましょう。ほとんどのサービスが利用人数に応じた料金形態をとっているため、使用人数で月額のコストを把握する事ができます。
パート従業員や業務委託先のアカウントは必要なのかなど、思わぬところで追加のコストが発生する場合があるので、あらかじめ規模を想定しておくと円滑な導入を行うことが可能になります。

ポイント3. チャットのルールを設定する

上記のデメリットでも紹介しましたが、あらかじめルールを設定しておく事で、私的利用やトラブルを防止する事ができます。企業によってルールは様々ですが簡単に一部の例を紹介しまので参考にしてみてください。

・無駄な雑談、挨拶はできる限り省略する
・勤務時間外のメッセージは極力避ける
・簡潔に文章を記載する
・返信するときは「メンション」機能を使う
など

利用する上での注意点を想定してルールを設定しましょう。細かすぎるルールは避けて、前向きに利用したくなるようなルールにすることも大切です。

ポイント4. 目的にあったサービスを選ぶ

チャットサービスの選択は、目的に合ったサービスを導入することが重要です。各製品の機能を比較せずに導入してしまうと、うまく活用できず無駄なコストや手間が発生してしまう恐れがあります。

「セキュリティ」「外部サービス連携」「拡張機能」など自社で必要な機能を明確にしておくことで、正しいサービスを導入する事ができます。事前に比較せず導入してしまうと不要な機能が付随してしまい、正しく使用することができなくなってしまうので導入前には必ず自社にあったサービスの選択を行うようにしましょう。