ドキュサイン(Docu Sign)の使い方|便利機能や活用方法をレクチャー!

ドキュサイン(Docu Sign)の基本情報から使い方、便利機能までを徹底解説!

ドキュサインの使い方を知りたい方へ。本記事では、ドキュサインの基本情報から、使い方まで大公開!便利機能も紹介しますので、気になった方はぜひ活用してみてください!

目次

ドキュサイン(Docu Sign)とは?基本情報やメリットなど

公式サイトから引用(https://www.docusign.jp)

ドキュサインとは世界100万社以上の利用者と数億人のユーザーが利用している電子契約サービスです。電子署名サービスを導入することで人件費・郵送代・印紙税などのコストを大幅に削減する事ができるので、業務効率化を行えます。

ドキュサインの特徴
44言語に対応
世界水準のセキュリティ
電子印鑑で押印できる

ドキュサインでは、44の言語に対応し180ヶ国での取引に使用されているためグローバルに活躍する事ができます。また世界水準の高いセキュリティを誇りオプションでSMS認証などのセキュリティ強化も可能です。

さらにドキュサインは日本進出にあたり、日本独自の文化である印鑑文化を採用し署名・押印ができるのが特徴な電子契約サービスです。

ドキュサインの基本情報やメリット、評判をまとめた記事はこちらから

ドキュサインの使い方|送信側

ここではドキュサインで契約書を送信する5つのステップを解説します。契約書を送信するにはアカウントの作成が必要です。まだアカウント登録を行なっていない場合は、必要事項を入力しアカウント作成を行なってください。

ステップ1.文書・テンプレートの追加

契約書として使用したい文書を準備します。

・「今すぐ開始」ボタンをクリックして文書をアップロードするか、使用したい文書をドラック&ドロップします。

フォーマットは(PDF、Word、画像、エクセル)などの多数のフォーマットが使用可能です。アップロードしたい文書が対応しているか確認してアップロードしましょう。

ステップ2.受信者の追加

文書を送信したい相手の「メールアドレス」「名前」を入力します。メッセージを複数人に送信したい場合は「受信者の追加」から該当者の「メールアドレス」と「名前」を選択し受信者を追加します。

ステップ3.入力してもらいたい箇所の選定

送信する書類上に入力が必要な情報を左側のツールバーから選択しドラック&ドロップで配置します。

・署名
・イニシャル
・印鑑
・署名日
・名前
・メール
・会社名
・役職
・テキスト
・チェックボックス
・ドロップダウン
・ラジオ
・式
・添付資料
・メモ

表示したい内容を自由にカスタマイズすることができるので、用途に合わせてカスタマイズを選択しましょう。

ステップ4.メールの件名とメッセージ入力

文書の入力が完了したら「次へ」ボタンをクリックし、メールの件名とメッセージの内容を入力します。署名の順番や配置に間違いがないか最終画面で確認してから、送信ボタンを押して完了です。

ステップ5.管理画面から文書のステータスを確認

ドキュサインの管理画面では送受信した文書のステータスを確認することができます。メールボックスのような感覚で確認が行えるため、いつでも過去の取引を参照することができます。

ドキュサインの使い方|受信側

次にドキュサインから文書を受信した場合の使い方を、簡単な4ステップで解説していきます。ドキュサインから署名を求める文書が送られてきた場合、受信者はアカウント登録やインストールをせずにWeb上で署名・押印をすることができます。

ステップ1. 受信したメールの文書を開く

署名を求める送信者からのメールには、文書にアクセスするためのリンクが含まれています。

リンクにアクセスするとパソコンのブラウザが立ち上がり、開示条件の同意を求められます。内容を確認して同意し、「続行ボタン」を押すと署名操作が開始します。

ステップ2. 開始ボタンを押し署名を始める

契約内容を確認し「開始ボタン」を押して署名を開始します。署名は4種類ほど自動生成されますので、好きな書体を選択し「選択して署名」ボタンをクリックして書類にサインを挿入します。

ドキュサインでは携帯端末から指で書いたサインを文書として取り込む事や、そのまま署名として使用する事ができます。送信者からの要望に合わせて使い分けを行えます。その他、必要事項の入力が終わったら「完了」ボタンを押し文書を送信しましょう。

ステップ3. 無料のアカウントを作成し文書の管理が行える

ドキュサインでの電子署名を完了すると、署名した文書を管理することができるアカウントを作成することができます。料金は無料で使用することができるので作成して文書を保管するためにアカウントを作成しましょう。

ステップ4. 完了した契約書が送付される

双方の契約が完了すると、ドキュサインから完了された文書がメールで送信されます。メール内にPDFで書類が添付されていますので、内容を確認して終了です。

このようにドキュサインでは月額プランで契約していない場合でも驚くほど簡単に署名することができます。

ドキュサインを活用してスムーズな契約締結をしよう!

この記事ではドキュサインでの基本情報から送信者と受信者に分けた使い方を解説しました。ITが苦手な方でもメールのやり取りが行えれば、簡単に署名を行う事ができるので安心して使用できます。

これまで紙の契約書を使用してきた場合、電子署名に抵抗がある人も少なくないと思います。しかし紙の契約書よりも迅速に締結できるメリットや業務の効率化が行えるという利点がありますので、まずは使用してみることをおすすめします。

電子契約は導入する事で大幅なコストの削減や業務の効率化が行えます。電子署名を導入するメリットを知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

「電子契約のメリット」についての記事はこちらから

「クラウドサイン(CLOUD SIGN)」についての記事はこちら

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